Gruppen

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Konfiguration

Gruppen wird zum einen als integriertes Modul im Feedback Assistant verwendet, um Teilnehmer aus Gruppen zu einer Umfrage einzuladen und zum anderen als separates Modul in Portals zur Organisation der Gruppen. Um den Konfigurationsbereich des Moduls Gruppen zu öffnen, klicken Sie auf die Pfeilspitze. Die Einstellungsoptionen des Moduls werden eingeblendet. Um Gruppen zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie in der entsprechenden Portal-Sprache eine Überschrift für das Seiten-Modul.

• Haken Sie an, ob das Anlegen von nutzerverwalteten Gruppen erlaubt sein soll. Die Option ist per Voreinstellung aktiviert.

• Legen Sie fest, welche Einladungsvorlage versandt werden soll.

• Legen Sie fest, welcher Panel-Gruppe die Eingeladenen hinzugefügt werden sollen.

• Wählen Sie aus, welche zusätzlichen Profilinformationen angezeigt werden sollen, und versehen die ausgewählten Variablen mit einer Bezeichnung in der entsprechenden Portal-Sprache.

  • Neben der obligatorischen uEmail-Variable, für die Sie noch eine Bezeichnung vergeben müssen, steht Ihnen ein weiteres Variablen-Feld zur Verfügung.

• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

Außenansicht

Es gibt zwei verschiedene Arten von Gruppen. Im integrierten Portals-Modul Gruppen können sowohl Nutzerverwaltete Gruppen als auch Unternehmensverwaltete Gruppen angezeigt und bearbeitet werden. Das separate Modul ist ausschließlich dazu da, um Nutzerverwaltete Gruppen anzulegen und verwalten.

Nutzerverwaltete Gruppen

• Nutzerverwaltete Gruppen können im separaten Modul Gruppen angelegt werden. Portal-Nutzer können mit Nutzerverwalteten Gruppen eigene Kontaktlisten aus den Teilnehmern eines Portals erstellen und diese verwalten. Nutzerverwaltete Gruppen bestehen daher aus einer undefinierten Gruppe von Menschen und sind sehr flexibel.

• Nutzerverwaltete Gruppen sind zunächst privat und können nur vom Ersteller oder von der Erstellerin verwaltet werden. Doch können diese Gruppen veröffentlicht werden.

Unternehmensverwaltete Gruppen

• Unternehmensverwaltete Gruppen können im Administrationsbereich von EFS generiert werden.

• Sie bestehen aus einer dynamischen Zusammensetzung von hierarchisch abhängigen Menschengruppen und benötigen zur Erstellung nur sehr wenig Zeitaufwand.

• Auf Unternehmensverwaltete Gruppen können alle Portal-Nutzer zugreifen, die Mitglied in der entsprechenden Gruppe sind.

Technisches Setup von Nutzerverwalteten Gruppen

Um Nutzerverwaltete Gruppen zu erstellen, öffnen Sie in der Außenansicht Ihres Portals die Seite des angelegten Moduls Gruppen.

• Klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen. Die Eingabemaske "Gruppe verwalten" wird geöffnet.

• Sie fügen Teilnehmer oder Teilnehmerinnen Ihrer Gruppe hinzu, indem Sie Name oder E-Mail-Adresse eingeben.

• Um die Auswahl der Gruppen-Mitglieder zu bestätigen, schließen Sie die Eingabemaske mit dem Klicken auf den Button Speichern.

• Die neu angelegte Gruppe ist auf der Gruppen-Seite in der Außenansicht sichtbar.

Technisches Setup von Unternehmensverwalteten Gruppen

Um Unternehmensverwaltete Gruppen zu erstellen, öffnen Sie People →  Kontakte →  Gruppen (Portals). Das technische Setup von Unternehmensverwalteten Gruppen beinhaltet insbesondere folgende Aspekte:

• Nach der Vergabe eines Namens für Ihre Unternehmensverwaltete Gruppe ist eine Panel-Gruppe als Basis für die Gruppen auszuwählen. Die Panelisten, die Teil dieser Panel-Gruppe sind, werden entsprechend der nachfolgend definierten Variablen gefiltert.

• Im Variablen-Menü „Gruppiere nach folgender Variable“ bestimmen Sie den Referenzwert, nach dem die Gruppe gruppiert wird, zum Beispiel „mManager“. Unter People→ Stammdaten → Stammdatum anlegen legen Sie hierfür zuvor ein entsprechendes Stammdatum an, zum Beispiel „mManager“.

• Im Variablen-Menü „Finde Übereinstimmung in folgender Variable“ definieren Sie die Variable des Portal-Nutzers, der in das Portal eingeloggt ist, zum Beispiel „uEmail“. Diese Variable bezieht sich immer auf die Person, die in das jeweilige Portal eingeloggt ist. Bei Übereinstimmung mit dem Referenzwert wird der Teilnehmer der unternehmensverwalteten Gruppe hinzugefügt.

• Im Variablen-Menü “Variable für Gruppen Bezeichnung” können Sie optional das Label der Gruppe definieren. Hierfür gibt es zwei mögliche Optionen:

  • Nicht-Setzen der Variable: Bei dieser Option wird in der Außenansicht nur der Titel der Gruppe angezeigt, den Sie unter People → Kontakte → Circles → Name angeben.

  • Setzen einer Variable: Bei dieser Option wird in der Außenansicht der Inhalt dieser Variable statt des Titels angezeigt.

• Sie legen den Startzeitpunkt, ab wann mit dem Update der unternehmensverwaltete Gruppe begonnen werden soll, den Intervalltypus, wie oft upgedatet werden soll (täglich, wöchentlich oder monatlich) und den Intervallwert fest, ob also einmal, zweimal usw. täglich, wöchentlich oder monatlich ein Update durchgeführt werden soll.

• Sie wählen aus, ob ein öffentlicher oder ein privater Zugriff erfolgen soll.

Setup von Unternehmensverwalteten Gruppen mittels Gruppenbildungsfilter

Nutzen Sie Gruppen-Filter und Update-Regeln, um Gruppen einzurichten, die als Basis für Ihren Gruppe dienen, und passen Sie Ihre Gruppe auf diese Weise an. Je größer die Panel-Gruppe, desto mehr Mitglieder hat die entsprechende Gruppe. Je kleiner die Panel-Gruppe, desto weniger Mitglieder befinden sich in der Gruppe.

Um Gruppen-Kompositionen in Ihrem Projekt-Setup zu implementieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Legen Sie zunächst unter People → Stammdaten → Stammdatum anlegen Ihre Stammdaten fest, zum Beispiel „md_brand“ und „md_brand_responsible“ als übereinstimmende Variablen.

• Erstellen Sie eine Gruppe unter People → Gruppen → Gruppe anlegen. Hier können Sie neben dem Gruppen-Titel optional eine Beschreibung der Gruppe hinzufügen sowie eine Gruppen-Kategorie anlegen, um Ihre Daten zu organisieren.

• Filter werden dafür verwendet, um zu bestimmen, welche Panelisten bestimmten Gruppen hinzugefügt werden .Erstellen Sie einen Gruppen-Filter unter People → Gruppen → Gruppenbildungsfilter.

  • Gruppierung von Detraktoren bei NPS-Berechnung (Beispiel)

  • md_nps kleiner 6 UND md_nps größer/gleich 0 (Beispiel)

• Definieren Sie unter People > Gruppen > Aktualisierungsregeln die Update-Regeln, nach denen Ihre Gruppe zu einer bestimmten Zeit aktualisiert werden soll.

• Beim Anlegen der Update-Regeln sind insbesondere folgende Aspekte zu beachten:

  • Wählen Sie eine Gruppenkategorie und die Gruppe, die aktualisiert werden soll. Hierbei sollte es sich sinnvollerweise um dieselbe Gruppe wie die in Gruppen verwendete handeln.

  • Aktivieren Sie die automatische Ausführung der Aktualisierung mittels entsprechender Checkbox.

  • Legen Sie den Startzeitpunkt fest.

• Legen Sie folgende Definierte Aktionen an, die ausgeführt werden sollen:

  • Gruppe leeren - falls sich die Daten von Nutzern geändert haben, werden Mitglieder, die nicht mehr relevant sind, so aus den Gruppen entfernt.

  • Gruppenbildungsfilter anwenden - wählen Sie Ihren angelegten Filter.

  • Wählen Sie die zum Gruppenfilter zugehörige Filteroperation - zum Beispiel „Panelisten hinzufügen, die Bedingung erfüllen“.

  • Nach Ausführung der Update-Regeln werden [in diesem Beispiel] alle Panelisten, die dem Gruppenfilter entsprechen, den Panel-Gruppen in Panel und Circles hinzugefügt.

  • Sie haben eine Unternehmensverwaltete Gruppe erstellt, dessen Inhalt sich dynamisch nach Ihren Gruppenbildungsfiltern in People richtet.

Besitzerwechsel

Besitzer oder Besitzerin einer nutzerverwalteten und öffentlichen Gruppe müssen nicht diejenigen sein, die diese Gruppe auch erstellt haben. Ein Besitzer-Wechsel ist möglich, indem Sie unter dem Menüpunkt Gruppen (Portal) in People in der  Spalte „Gruppen-Besitzer“ einen der übrigen Gruppen-Teilnehmer als zukünftigen Besitzer auswählen. Der Besitzer kann die Gruppe editieren, aber auch löschen.

• People → Kontakte → Gruppen (Portals) → Gruppenliste

• In der Spalte "Gruppenbesitzer" wählen Sie denjenigen oder diejenige aus, der oder die fortan als Gruppenbesitzer oder Gruppenbesitzerin fungieren soll.