Im oberen Teil finden Sie eine einfache und eine erweiterte Suchfunktion, wie Sie dies auch aus anderen Bereichen von EFS kennen. Damit können Sie die Liste auf einzelne Teilnehmer oder Teilnehmermengen einschränken und anschließend mit diesen Teilmengen weiterarbeiten. Ebenso ist es möglich, die Teilnehmerliste zu exportieren. |
Einfache Suchfunktion
Die Suchfunktionen der Teilnehmerliste ermöglichen es Ihnen, die Liste auf einzelne TeilnehmerInnen oder Mengen von TeilnehmerInnen einzuschränken. Auf diese Teilmengen können Sie dann gezielt die verschiedenen Aktionen wie beispielsweise „Einladen“, „Codes generieren“, „Löschen“ usw. anwenden. Üblicherweise ist die einfache Suche eingeblendet.
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Wenn die Teilnehmerverwaltung mehr als 1000 Teilnehmer enthält, muss die Suche erst abgesendet werden. |
Es gelten die folgenden Regeln:
Groß- und Kleinschreibung werden nicht berücksichtigt.
Es kann nicht nach Passwörtern gesucht werden.
Bei Suche nach einem bestimmten Begriff werden alle Eintragungen als Ergebnis angezeigt, die den eingegebenen Begriff als Bestandteil enthalten. Bei Eingabe des Suchbegriffes begriff werden also sowohl begriff als auch suchbegriff gefunden.
Sie können anstelle eines einzelnen Suchkriteriums auch eine Kombination von Kriterien eingeben. Die Kriterien werden durch AND verknüpft, d.h. die Ergebnisse müssen alle Kriterien erfüllen.
Sie können mehrere Suchvorgänge hintereinander absolvieren, um eine Ergebnismenge schrittweise weiter einzuschränken.
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Bei einer hohen Anzahl Ergebnisse werden unter Umständen nicht alle gefundenen TeilnehmerInnen auf der ersten Seite der Ergebnisliste angezeigt. In einem solchen Fall finden Sie die genaue Anzahl der aktuell ausgewählten Teilnehmer in der Titelleiste der Teilnehmerliste. Sie können die Ergebnisliste mittels der Links > (weiter) und < (zurück) durchblättern. Beachten Sie daher besonders bei Verwendung der Checkbox „alle gefundenen Teilnehmer“, dass die Gruppe der ausgewählten Teilnehmer größer sein kann als die Menge der auf der ersten Ergebnisseite aufgelisteten Teilnehmer. |
Erweiterte Suchfunktion
In der erweiterten Suche, die mit einem Klick auf den gleichnamigen Link geöffnet wird, können Sie große Mengen an Teilnehmern mit einem Minimum an Zeitaufwand durchsuchen. Die Suche ist in zwei Sektionen unterteilt: "Felder mit Index" und "Felder ohne Index".
In der Sektion "Felder mit Index" können Sie Teilnehmer z.B. anhand des Dispositionscodes suchen. Eine besondere Neuerung stellt in dieser Sektion die Suche mithilfe des Erstellungsdatums dar. So können Sie danach suchen, in welchem Zeitraum Teilnehmer angelegt worden sind. Wollen Sie aber nach einem bestimmten Datum/Tag suchen, muss in beiden Feldern das gleiche Datum ausgewählt werden. Eine weitere Möglichkeit der präzisen und schnellen Teilnehmersuche ist die nach E-Mail-Adressen. Dafür steht Ihnen einmal die oben links befindliche Suche nach bestimmten Elementen einer E-Mail-Adresse zur Verfügung. Wählen Sie z.B. endet mit aus, können Sie nach allen E-Mail-Adresse suchen lassen, die auf eine bestimmte Domain enden. Die zweite Suche nach E-Mail-Adressen befindet sich unten rechts und erlaubt es Ihnen, nach mehreren E-Mail-Adressen gleichzeitig zu suchen, indem Sie diese Adresse untereinander in das Freitextfeld eingeben.
In den In der erweiterten Suche von personalisierten Projekten steht Ihnen außerdem das Freitextfeld Code zur Verfügung, in das Sie mehrere Codes gleichzeitig eingeben können.
Im Bereich "Felder ohne Index" können Sie nach Teilnehmervariablen suchen, die in der Datenbank allerdings keinen Index besitzen. Eine Suche im Bereich "Felder ohne Index" dauert deshalb wesentlich länger als eine Suche im oberen Bereich. Falls Sie allerdings eine Teilnehmervariable aus dem unteren Bereich besonders häufig suchen lassen, kann dieses Variablen-Feld in der Datenbank mit einem Index versehen werden. Zu diesem Zweck wenden Sie sich bitte an Tivians Support-Team.
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Diese Funktion ist per Voreinstellung deaktiviert. Um die neue Suchfunktion zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Tivians Support-Team. |
Nach E-Mail-Adressen suchen
Mit der Funktion „Nach E-Mail-Adressen suchen“ in der erweiterten Suche können Sie eine große Anzahl Teilnehmer gleichzeitig über ihre E-Mail-Adressen auswählen. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie eine große Anzahl Teilnehmer, deren Einladungsmails zurückgebounct wurden, auf Dispositionscode 15 (nicht erreichbar) setzen möchten.
Kopieren Sie dazu die E-Mail-Adressen der gesuchten Teilnehmer in das Eingabefeld. Dabei sollte in jeder Zeile nur eine E-Mail-Adresse stehen. Anschließend bestätigen Sie mit einem Klick auf Suchen. Die Teilnehmer werden dann ermittelt.
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Es gibt verschiedene Shareware-Tools, die zum Extrahieren von E-Mail-Adressen aus nicht zustellbaren und zurückgekommenen E-Mails eingesetzt werden können. Beispielsweise können Sie unter http://www.maxprog.com/EmailBounceHandler.html den eMail Bounce Handler herunterladen. |
Anzeigefunktionen
Da die Teilnehmerverwaltung meist eine große Anzahl umfangreicher Teilnehmerdatensätze enthält, werden in der Übersichtsliste üblicherweise nur ausgewählte Daten angezeigt. Es gibt allerdings mehrere Funktionen, mit denen Sie festlegen können, welche Teilnehmerdaten und wie viele Teilnehmer pro Seite Sie einsehen möchten.
Über die Links > (weiter) und < (zurück) können Sie innerhalb der Teilnehmerliste vor- und zurückblättern.
Durch Anklicken eines Spaltentitels können Sie alle Teilnehmerdaten nach dem Inhalt der entsprechenden Spalte sortieren. Beispielsweise werden bei Anklicken von „Teilnehmer“ alle Teilnehmer alphabetisch nach ihrem Nachnamen sortiert.
Der Ansicht-Button
Sie blenden einen Dialog ein, in dem die verschiedenen Tabellenspalten aktiviert oder deaktiviert werden können. Auch die Anzahl der Zeilen pro Seite kann verändert werden.
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Um „User ID“ anzeigen zu können, benötigen Sie das Recht export_with_lfdn. Sollten Sie dieses Recht nicht besitzen, kann unser Support-Team es Ihnen auf Anfrage bereitstellen. |
Zusatzinformationen
Zu jedem Datensatz stehen folgende Zusatzinformationen und Funktionen zur Verfügung:
Alle Teilnehmerdaten.
Die Namen der Teilnehmer sind aktive Links. Bei Anklicken eines Teilnehmers öffnet sich die Eingabemaske, in der Sie die Daten des Teilnehmers verändern können
Passwort und Code: Je nachdem, ob als Login-Option für das Projekt „Passwort“ oder „Code“ eingestellt wurde, ist der Eintrag in der entsprechenden Spalte ein aktiver Link, den Sie kopieren und weitergeben können (beispielsweise an einen Tester, der den Fragebogen unter Realbedingungen prüfen möchte).
Wenn Sie das Leserechte show_dispcode besitzen, können Sie den Dispositionscode der Teilnehmer sehen.
Fragezeichen-Icons markieren Werte, für die bei Variablen vom Typ „Radiobutton“ oder „Checkbox“ noch keine entsprechende Ausprägung existiert. Dies kann passieren, wenn Sie im Importdatensatz Werte verwenden, für die Sie noch keine Ausprägung angelegt haben, und gleichzeitig die Funktion zum automatischen Anlegen neuer Ausprägungen beim Import deaktiviert ist.
Mittels der Checkbox in der Spalte „Aktionen“ können Sie Teilnehmer auswählen.
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Bitte beachten Sie, dass Sie durch Betrachten des Fragebogens aus der Perspektive eines normalen Probanden nicht nur den Dispositionscode des Teilnehmers verändern, sondern dass auch alle Ihre Eingaben als Eingaben des Teilnehmers erfasst werden. Es empfiehlt sich daher, spezielle Testeraccounts anzulegen. |
Aktionen
Des Weiteren können die in der folgenden Tabelle aufgeführten Aktionen auf ausgewählte oder alle Teilnehmer angewendet werden. Dazu wählen Sie jeweils die gewünschten Teilnehmer durch Anklicken der Checkboxen in der Spalte „Aktionen“ oder alternativ über die Checkbox „Alle Einträge auf dieser Seite markieren“/“Alle gefundenen Einträge markieren“. Anschließend stellen Sie die gewünschte Aktion in der Drop-Down-Liste ein und bestätigen mit Ausführen.
Aktion
Bedeutung
Code generieren
Wählen Sie diese Aktion, so werden die Zugangscodes generiert, über die sich die Teilnehmer in die Umfrage einloggen können
Einladen
Mittels dieser Aktion können Sie an die ausgewählten Teilnehmer Einladungsmails verschicken. Die Vorlage einer Einladungsmail kann von Ihnen individuell angepasst werden.
Erinnern
Mittels dieser Aktion können Sie an die ausgewählten Teilnehmer Reminder-E-Mails verschicken.
Nur beim Projekttyp Mitarbeiterbefragung:
Zuordnung zu Org.-Struktur löschen
Mittels dieser Aktion können Sie die Zuordnung der ausgewählten Teilnehmer zu einer bestimmten Einheit löschen.
Nur beim Projekttyp Mitarbeiterbefragung:
Organisationseinheit zuordnen
Mittels dieser Aktion können Sie die ausgewählten Teilnehmer einer bestimmten Organisationseinheit zuordnen. Bei Verwendung des Zusatzfeatures „Funktion“ kann auch die Funktion definiert werden
Masseneditieren
Diese Aktion ermöglicht das Ändern mehrerer Teilnehmerdatensätze in einem Arbeitsschritt.
Zurücksetzen mit Datenlöschen
Die Teilnehmer werden zurückgesetzt. Dabei werden die Dispositionscodes der Teilnehmer wieder auf 11 = "Noch nicht eingeladen" oder 12 = "aktiv" gesetzt (11: Teilnehmer, die noch nicht eingeladen wurden. 12: Teilnehmer, die bereits eine Einladungsmail erhalten haben). Bereits erfasste Ergebnisdaten der Teilnehmer werden gelöscht . Teilnehmer, die bereits an der Umfrage teilgenommen haben, wird eine erneute Teilnahme ermöglicht.
Beachten Sie bitte bei Panel- und Stammdatenbefragungen: Bonuspunktezuweisungen über eine Endseite oder einen Trigger werden mit dieser Aktion nicht zurückgesetzt. Sie können die Bonuspunkte der betroffenen Panelisten über die Panelistenverwaltung oder die Detailansicht manipulieren.
Zurücksetzen ohne Datenlöschen
Die Dispositionscodes der Teilnehmer werden wie oben beschrieben zurückgesetzt. Dabei werden jedoch die bereits erfassten Ergebnisdaten nicht gelöscht.
Dispositionscode 15 (nicht erreichbar)
Werden Einladungsmails gebounct, so können Sie die entsprechenden Teilnehmer auf Dispositionscode 15 setzen.
Diese Teilnehmer werden von allen weiteren Mailvorgängen ausgenommen.
Code 15 wird bei der Auswertung im Feldbericht berücksichtigt.
Dispositionscode 18 (benutzerdefiniert unerreichbar 1)
Entspricht Status 15, kann aber individuell angepasst und zur weiteren Unterscheidung genutzt werden.
Dispositionscode 19 (benutzerdefiniert unerreichbar 2)
Entspricht Status 15, kann aber individuell angepasst und zur weiteren Unterscheidung genutzt werden.
Löschen
Mit dieser Aktion löschen Sie die ausgewählten Teilnehmer aus der Teilnehmerverwaltung.
Bitte beachten Sie: Beim Löschen von Teilnehmern in personalisierten Projekten werden alle Daten, die zu diesen Teilnehmern gehören, unwiderruflich entfernt, einschließlich bereits vorliegende Befragungsdaten.
Teilnehmerdaten ändern
Wenn Sie die Daten eines Teilnehmers nachträglich ändern oder korrigieren möchten, wählen Sie zuerst den Teilnehmer in der Teilnehmerliste aus. Bei hoher Teilnehmeranzahl ist dazu der Einsatz der Funktion Einschränken / Teilnehmer suchen erforderlich. Der Name des Teilnehmer in der Teilnehmerliste ist ein klickbarer Link, über den Sie die Eingabemaske öffnen können. Nun können Sie alle erforderlichen Daten ändern, und anschließend durch einen Klick auf Speichern in die Teilnehmerverwaltung übernehmen.
Teilnehmerdaten en bloc ändern
Es kommt häufiger vor, dass bereits hochgeladene Teilnehmerdatensätze nachträglich geändert oder erweitert werden müssen. Beispielsweise sollen Titel geändert werden („Dr.“ -> „PhD“), die zum Personalisieren von E-Mails und Fragebogen verwendet werden. Oder es stellt sich bei der Auswertung heraus, dass eine Variable, die für einen bestimmten Split benötigt wird, nicht in der Teilnehmerverwaltung angelegt und gefüllt wurde (z.B. „Kundenart“).
Mit der Funktion „Masseneditieren“ können solche Änderungen mit relativ wenig Aufwand realisiert werden: Wenn Sie die Teilnehmerliste mit geeigneten Suchkriterien auf die betroffenen Datensätze (oder zumindest eine Teilmenge) einzuschränken, so können Sie diese alle zusammen in einem Arbeitsschritt verändern.
Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Dazu wechseln Sie in die Teilnehmerverwaltung.
Verwenden Sie Einschränken / Teilnehmer suchen, um die Teilnehmerliste soweit wie möglich auf die von der Änderung betroffenen Teilnehmer einzuschränken.
Markieren Sie die Teilnehmer, die geändert werden sollen.
Wählen Sie in der Drop-Down-Liste die Aktion „Masseneditieren“.
Bestätigen Sie mit Ausführen.
Es wird das Formular eingeblendet, in dem Sie die gewünschte Änderung definieren können. Wählen Sie die zu ändernde Variable und den Wert, den diese Variable nach der Änderung haben soll. Im gezeigten Beispiel soll in den ausgewählten Datensätzen der Wert der Variable „u_group“ von 1 = Development zu 5 = System Administration geändert werden, weil die Mitarbeiter versetzt wurden.
Klicken Sie Vorschau an, um das Resultat zu überprüfen.
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Excel-Export und CSV-Export
Die Buttons ermöglicht Ihnen das Herunterladen der gesamten Teilnehmerliste in einer Excel-Datei. Dieser Button ermöglicht Ihnen das Herunterladen der gesamten Teilnehmerliste in einer CSV-Datei. Der komplette Inhalt der Teilnehmerliste kann in einer CSV- oder Excel-Datei heruntergeladen werden. Möchten Sie beispielsweise die Teilnehmer eines Projekts zu einem Folgeprojekt einladen, können Sie auf diesem Weg leicht alle nötigen Daten exportieren und in das Folgeprojekt importieren.
Wenn Sie das zum Einsehen der Dispositionscodes erforderliche Leserecht show_dispcode haben, enthält die Exportdatei auch die Dispositionscodes der Teilnehmer.
Ausgelöst wird der Export mit einem Klick auf den Button Excel-Export oder CSV- Export.
Bitte beachten Sie dabei:
Je nachdem, wie viele Datensätze und Variablen die Teilnehmerliste enthält, kann der Excel-Export einige Zeit in Anspruch nehmen. Bei großen Projekten ist daher der CSV-Export vorzuziehen.
Wird eine Excel-Datei auf einem Rechner geöffnet, der über das Betriebssystem Windows 7 und Excel 2007 verfügt, wird eventuell eine Meldung ausgegeben, dass die Datei beschädigt sei. Dieses Problem wird von einer Erweiterung eines Fremdanbieters verursacht. Gehen Sie bis auf weiteres folgendermaßen vor:
Speichern Sie die Datei auf Ihren Computer.
Öffnen Sie dann die gespeicherte Datei und ermöglichen Sie es Excel, die Datei zu reparieren.
Speichern Sie die Datei anschließend erneut ab.
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Wenn Sie die optional erhältliche Plattform EFS Survey Status nutzen, können Sie Ihren Kunden Zugriff auf den sogenannten Mitmacherexport geben. Dieser Exportdatensatz enthält alle Teilnehmer, die sich tatsächlich an einer Umfrage beteiligt haben. |