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Zu jeder Einheit werden die folgenden Informationen aufgeführt.
Spaltenüberschrift | Bedeutung |
|---|---|
Einheit | Bezeichnung der Einheit. |
Metaname | Eindeutige Bezeichnung der Einheit. |
Status kumuliert | Status-Ampel-Icons geben Auskunft über den Status der Follow-Up-Maßnahmen in der jeweiligen Einheit und ihren Untereinheiten:
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Status direkt | Ein Ausrufezeichen zeigt an, wenn in der jeweiligen Einheit entweder noch gar keine Maßnahmen angelegt wurden oder die vorgegebene Mindestanzahl noch nicht erreicht ist. Status-Ampel-Icons geben Auskunft über den Status der Follow-Up-Maßnahmen in der jeweiligen Einheit:
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Anzahl der Maßnahmen kumuliert | Anzahl der vorhandenen Maßnahmen in der jeweiligen Einheit und ihren Untereinheiten. |
Anzahl der Maßnahmen | Anzahl der vorhandenen Maßnahmen in der jeweiligen Einheit. |
Nicht begonnen kumuliert | Anzahl der noch nicht begonnenen Maßnahmen in der jeweiligen Einheit und ihren Untereinheiten. |
Nicht begonnen direkt | Anzahl der noch nicht begonnenen Maßnahmen in der jeweiligen Einheit. |
Begonnen kumuliert | Anzahl der begonnenen Maßnahmen in der jeweiligen Einheit und ihren Untereinheiten. |
Begonnen direkt | Anzahl der begonnenen Maßnahmen in der jeweiligen Einheit. |
Abgeschlossen kumuliert | Anzahl der beendeten Maßnahmen in der jeweiligen Einheit und ihren Untereinheiten. |
Abgeschlossen direkt | Anzahl der beendeten Maßnahmen in der jeweiligen Einheit. |
Aktionen | Über das -Icon gelangen Sie zum Exportdialog. Dort können Sie die Maßnahmen und die Statistik der jeweiligen Einheit und ihrer Untereinheiten herunterladen. |
Maßnahmen einer bestimmten Einheit einsehen
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Die Tabelle führt alle Eigenschaften von Maßnahmen im Detail auf.
Eigenschaft | Erläuterung |
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ID | Eindeutige Kennziffer der Maßnahme. Wird vom System automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. |
Titel der Maßnahme | Dieser Titel erscheint in der Übersicht über alle Maßnahmen der Einheit. |
Themenbereich | Jede Maßnahme muss einem Themenbereich zugeordnet werden. Die Themenbereiche werden von der Projektleitung definiert und sind für die weitere Auswertung des Follow-Up-Prozesses wichtig. |
Problembeschreibung |
In diesem Feld können Sie das im Workshop bzw. bei der Ergebnisanalyse festgestellte Problem genauer umschreiben. Es ist zu empfehlen, die Texte kurz und prägnant zu halten. Lange Texte beeinträchtigen die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche und der Exportdateien. | |
Maßnahmenbeschreibung | In diesem Feld können Sie die im Workshop diskutierte bzw. sich aus der Ergebnisanalyse ergebende Problemlösung eintragen. Es ist zu empfehlen, die Texte kurz und prägnant zu halten. Lange Texte beeinträchtigen die Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche und der Exportdateien. |
Verantwortliche Person | Verantwortliche Person für die jeweilige Maßnahme. Beachten Sie bitte: Wird dieses Feld verwendet, können die Anwender über das Fernglas-Icon alle Anwender des Zweigs von der aktuellen Einheit an- und deren Mailadressen einsehen. Ist dies nicht gewünscht, wenden Sie sich bitte an Ihren |
Ansprechpartner: Das Feld kann ausgeblendet werden. | |
Maßnahmenstatus | In diesem Drop-Down-Feld können Sie den Status der Maßnahme festlegen. Sie haben die Auswahl zwischen „Nicht begonnen“, „Begonnen“, „Abgeschlossen“. Der Status der Maßnahme wird in der Statistik erfasst und beeinflusst die Ampel beim „Prozessstatus“. Stellen Sie im Follow-Up-Prozess sicher, dass der Status der Maßnahmen immer auf dem aktuellsten Stand ist. |
Umfang | In diesem Drop-Down-Feld können Sie festlegen, ob die Maßnahme für die „Eigene Einheit“ gelten soll oder als „Abteilungsübergreifend“ oder „Standortübergreifend“ definiert werden soll. Diese Kategorisierung hat keine Auswirkungen auf die Sichtbarkeit der Maßnahmen. |
Enddatum | Hier können Sie das für den Verantwortlichen verbindliche Enddatum für den Abschluss der Maßnahme eintragen. Es können nur Daten innerhalb der folgenden zwei Kalenderjahre gewählt werden. |
Maßnahmen kopieren
Die Kopier-Funktionen des Action Planners ermöglichen es Ihnen, einmal angelegte Maßnahmen schnell und einfach in andere Bereiche der Struktur zu übernehmen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten:
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Suchen Sie die gewünschte Maßnahme und klicken Sie das Icon Maßnahme verschieben an.
Im Feld „Maßnahme x verschieben in Einheit“ können Sie die Zieleinheit wählen.
Klicken Sie dazu das Fernglas-Icon an.
Eine Liste aller wählbaren Einheiten wird eingeblendet. Durchsuchen Sie die Liste. Übernehmen Sie die gewünschte neue Einheit mit einem Klick auf Auswählen.
Bestätigen Sie mit Speichern.
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Je nachdem, ob Sie neue Maßnahmen anlegen oder bestehende Maßnahmen aktualisieren möchten, beginnen Sie etwas unterschiedlich:
Möchten Sie Maßnahmen per Import anlegen, öffnen Sie mit dem Button Maßnahmen importieren den Importdialog und laden die fertig formatierte Vorlage herunter.
Öffnen Sie die Datei in einem geeigneten Programm, z. B. Excel, und geben Sie die neuen Maßnahmen ein bzw. ändern Sie die bestehenden Daten. Beachten Sie insbesondere, dass bei neu anzulegenden Maßnahmen keine Maßnahmen-ID (ac_id) eingegeben werden darf!
Speichern Sie die Datei anschließend in Excel oder CSV ab.
Öffnen Sie mit dem Button Maßnahmen importieren den Importdialog und importieren Sie die Datei wie gewohnt.
Formatierung der Importdatei
Der Tabelle können Sie entnehmen, welche Daten in welche Spalte der Importdatei gehören.
Spalte | Erläuterung |
|---|---|
ac_id | ID, d. h. eindeutige Kennziffer der Maßnahme.
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ac_editable | Bearbeitbarkeit der Maßnahme. Codierung:
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ac_name | Titel der Maßnahme |
ac_cat | ID des Themenbereichs |
ac_headline | Problembeschreibung |
ac_desc | Maßnahmenbeschreibung |
ac_response | Verantwortliche Person |
ac_status | Status der Maßnahme |
Codierung:
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ac_scope | Umfang |
Codierung:
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ac_date | Enddatum |
Der zulässige Zeitraum reicht drei Jahre in die Vergangenheit und zwei Jahre in die Zukunft. Format: YYYY-MM-DD HH:MM:SS z. B. 2010-05-28 14:00:01 | |
metaname | Metaname: Eindeutige Bezeichnung der Einheit |
Maßnahmen exportieren
Sie können die Maßnahmen Ihres Verantwortungsbereichs exportieren, beispielsweise für einen Workshop oder um sie extern zu bearbeiten.
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Aktiveren Sie die Option „Statistik für Organisationseinheit und untergeordneter Einheiten“ und bestätigen Sie mit Abschicken. Speichern Sie dann die Datei auf Ihrem PC.
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Für die anschließende Synchronisation von Org Processor-Anwendern und Panelisten benötigen Sie die Verwendung von Stammdaten. Sie können entweder bereits vorhandene Stammdaten verwenden oder neue anlegen. Das Anlegen von Stammdaten und die anschließende Synchronisation ist grundsätzlich zu empfehlen, da man sich auf diese Weise die doppelte Pflege der Anwender-Daten auf beiden Seiten - – im Org Processor wie und im Panel - – spart.
Das Anlegen eines neuen Stammdatums erfolgt unter People → Stammdaten → Stammdatum anlegen.
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Unter People → Gruppen → [Gruppe aufrufen] → Employee-Sync → Employee-Sync Job anlegen kann die Synchronisation eingerichtet werden.
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| Info |
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Für die erfolgreiche Synchronisation ist es notwendig, dass die Panelisten der Gruppe eine Stammdaten-Variable mit mindestens einer Rolle und der jeweils zugewiesenen Einheit besitzen. Für jedes Employee-Projekt kann nur ein Setup für die Synchronisation eingestellt werden - – umgekehrt kann jede Gruppe zu mehreren Employee-Projekten synchronisiert werden. |
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Sie können im Action Planner anzeigen lassen, wer eine Maßnahme angelegt hat. Dies verbessert Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Follow-Up-Prozess. Aktivieren Sie dazu im Menü Org Processor → Einstellungen → Action Planner-Einstellungen auf der Registerkarte Einstellungen die Option „Anleger einer Maßnahme anzeigen“.
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Die Vorlage muss vom Typ „Org Processor-Mail“ sein.
Speziell für die Status-E-Mails wurden die Platzhalter #overview_action_german# und #overview_action_english# eingeführt, mit denen Sie die oben gezeigte Überblickstabelle je nach Bedarf auf Deutsch oder Englisch einbinden können. Mindestens einer dieser Platzhalter muss in die Vorlage eingefügt werden.
| Info |
|---|
Die Platzhalter #overview_action_german# und #overview_action_english# können nur in E-Mails vom Typ “Text” verwendet werden. Die Verwendung dieser Platzhalter in E-Mails vom Typ “HTML” ist nicht möglich. |
Mailvorlage dem aktuellen Projekt zuordnen
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| Info |
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Die neue Maßnahme kann entweder manuell oder automatisch (durch den Task Trigger) angelegt wrden werden sein. |
Status-E-Mails abonnieren
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Die Vorlage muss vom Typ Org Processor-Mail sein.
Speziell für die Remindermails wurden neue Platzhalter eingeführt, mit denen Sie die gewünschten Informationen einbinden können. Die Tabelle bietet einen Überblick.
Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
#ac_name# | Titel der Maßnahme |
#ac_headline# | Problembeschreibung |
#ac_desc# | Beschreibung der Maßnahme |
#ac_response# | Verantwortlicher |
#ac_cat# | ID des Themas |
#ac_status# | ID des Status |
#ac_scope# | ID des Umfangs |
#ac_date# | Ende der Maßnahme |
#ac_creator# | Ersteller der Maßnahme |
#label# | Name der Einheit |
#metaname# | Metaname der Einheit |
| Info |
|---|
Falls Sie Ihren Anwendern Zugriff auf „Anwender anschreiben“ geben, beachten Sie bitte: Beim Anschreiben erhalten die Anwender Zugriff auf alle „Org Processor-Mail“-Vorlagen einschließlich der Remindermails. Benennen Sie daher bitte die Remmindermails so, dass niemand sie irrtümlich als Anschreiben verwendet. |
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Mit dem Task Trigger können Sie für Umfrage-Projekte neue Maßnahmen in Mitarbeiterbefragungsprojekten erstellen. Der Task Trigger kann automatisch nach Beantwortung einer Frage in einer Umfrage ausgeführt werden. Je nachdem, wie ein Umfrage-Teilnehmer auf eine bestimmte Frage geantwortet hat, erstellt der Task Trigger eine hierfür vordefinierte Maßnahme im Action Planner. Angelegt wird der Task Trigger auf einer beliebigen Seite des Umfrage-Projekts. Wird der Task Trigger beispielsweise auf der Endseite des Umfrage-Projekts angelegt, wird er bei Abschluss der Umfrage ausgelöst. Konfiguriert wird der Task Trigger auf Basis eines ausgewählten Mitarbeiterbefragungsprojekt Mitarbeiterbefragungsprojekts, in dem die benötigte Organisationsstruktur und das entsprechende Action Modul angelegt sind, auf die der Task Trigger bei Auslösen der Maßnahme zugreift. Eine Reihe von Bedingungen und Einstellungen definiert, ob eine Maßnahme erstellt wird und welcher Inhalt in der Maßnahme gespeichert wird. Die Zieleinheit für eine Maßnahme muss in einer Variable in der Befragung vorhanden sein. Wenn eine Einheit nicht gefunden werden kann, wird ein Laufzeitfehler für die Befragung ausgegeben und der Empfänger der Fehler-Benachrichtigung im Projekt wird informiert. Bei der Befüllung von Action Planner-Variablen können auch Platzhalter verwendet werden. Des Weiteren lassen sich Bedingungen für die Befüllung festlegen. Die voreingestellten Felder zur Definition der Maßnahme können nicht entfernt werden und müssen jeweils einen Wert erhalten.
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Vergeben Sie einen Titel für den Trigger, falls noch nicht geschehen.
Fügen Sie optional eine Beschreibung ein.
Geben Sie mit der Ausführungsposition an, wann der Task Trigger ausgeführt werden soll. Wenn der Task Trigger direkt ausgeführt werden soll, wird er beim Laden der Seite, das heißt, sobald ein Umfrage-Teilnehmer auf diese Seite gelangt, ausgelöst. Wenn der Task Trigger nach dem Abschicken ausgeführt werden soll, wird er beim Absenden der Seite, das heißt, sobald ein Umfrage-Teilnehmer die Seite verlässt, ausgelöst.
Auf der Endseite ist nur das direkte Ausführen des Task Triggers möglich.
Falls Sie den nächsten Schritt ausführen möchten, speichern Sie vorher Ihre bisherigen Angaben!
Stellen Sie optional für die Ausführung des Triggers eine Bedingung ein, um das Verhalten des Triggers entsprechend anzupassen. Klicken Sie hierfür in der Zeile Bedingung auf Bearbeiten, geben Sie in die Eingabemaske im Bedingungs-Editor wie gewohnt Variable, Bedingung und Wert ein und bestätigen Sie mit Speichern.
Wechseln Sie zurück in den Tab Einstellungen, indem Sie auf den Link Zurück klicken.
Falls der Trigger auch in der Fragebogenvorschau ausgeführt werden soll, aktivieren Sie hierfür die entsprechende Checkbox.
Falls der Trigger mehrfach in einem Umfragedurchlauf ausgeführt werden soll, aktivieren Sie hierfür die entsprechende Checkbox.
Speichern Sie Ihre bisherigen Angaben.
Klicken Sie auf den Tab Detailkonfiguration.
Der Tab Detailkonfiguration wird geöffnet.
Wählen Sie das Employee-Projekt als Zielprojekt aus, in dem die Maßnahme angelegt werden soll.
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