Das Vorbereiten eines Zeitplan
Bevor Sie eine Umfrage versenden, sollten Sie unbedingt einen Zeitplan für die rechtzeitige Einreichung der Ergebnisse planen.
Im Zeitplan sollten Sie Zeit für Folgendes vorsehen:
Festlegen des Zwecks der Umfrage - worauf soll die Umfrage Antworten geben?
Wer ist verantwortlich für die Umsetzung von Maßnahmen auf Basis der Ergebnisse?
Wer ist die Zielgruppe der Umfrage - wen wollen Sie befragen?
Konstruktion der Fragen und Antwortmöglichkeiten
Input von Arbeitsgruppe/Kollegen/Kollaborationspartnern
Lektorat
Testen und Qualitätssicherung
Datenerhebung, ggf. inklusive Erinnerung(en) Auswertung und Analyse der Daten
Erstellung des Berichts und, falls erforderlich, Vorbereitung der Präsentation
Erstellung des Aktionsplans - Arbeit mit den Ergebnissen
Aus Erfahrung wissen wir, dass viel zu wenig Zeit darauf verwendet wird, zu klären, was Sie eigentlich von der Umfrage beantwortet haben wollen und wofür die Ergebnisse verwendet werden sollen. Ein unklarer Zweck kann dazu führen, dass Sie nicht die richtigen Fragen stellen, was wiederum dazu führt, dass Sie nicht die Informationen erfassen, nach denen Sie eigentlich suchen.
Prozess- oder ereignisbasierte Umfragen
Tivian empfiehlt, statt umfassender Umfragen, vielleicht einmal im Jahr, lieber mehrere kleinere Umfragen durchzuführen, die mit bestimmten Prozessen oder Ereignissen in der Beziehung zwischen Ihnen und dem Kunden, Mitglied, etc. verbunden sind.
Die Vorteile von prozessbasierten Umfragen:
Die Erfahrung ist frisch im Gedächtnis des Befragten
Der Befragte erlebt die Umfrage als relevant
Jedes Mal, wenn Sie Antworten erhalten, bietet sich Ihnen eine neue Gelegenheit, etwas zu ändern, zu erweitern oder zu verbessern, nicht nur ein- oder zweimal pro Jahr
Beispiele für andere Situationen, in denen diese Art von Umfrage ideal ist, sind:
Kursbewertungen
Erfahrungen im Kundenservice
Mitarbeiter-Abschlussgespräche
Zweck, Informationsbedarf und Zielgruppe definieren
Die Definition des Zwecks ist für die Arbeit mit einer Umfrage zwingend erforderlich. Sie beeinflusst die Wahl der Methode, wer die Befragten sein sollen, wie die Fragen formuliert werden und zu einem großen
Die drei wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:
Was wird untersucht - was will ich wissen? Entscheiden Sie, wofür Sie die Ergebnisse verwenden wollen. Wollen Sie Ihren Außendienst auf der Grundlage der Ergebnisse auf die Umsetzung von Folgemaßnahmen vorbereiten? Sollen die Ergebnisse dem Management präsentiert werden? Und so weiter. Der Zweck kann es erforderlich machen, dass Sie die Art der Fragen, die Sie wählen, an den Zweck anpassen.
Wer ist die Zielgruppe - wen wollen Sie befragen? Damit die Ergebnisse ein wahrheitsgetreues Bild der "Realität" wiedergeben, ist es unerlässlich, dass die Zielgruppe zusammen mit dem Zweck klar definiert wird, damit die gestellten Fragen relevant sind und die Ergebnisse nur für die für die Umfrage ausgewählte Gruppe gelten.
Worüber werden Sie befragen? In dieser Phase konzentrieren Sie sich darauf, welche spezifischen Fragen Sie stellen müssen, um die gesuchten Antworten zu erhalten. Wenn Sie alle drei Fragen beantworten können, haben Sie eine gute Ausgangsbasis für die Erstellung einer guten Umfrage. Ganz gleich, ob es sich um Besprechungsevaluierungen, Kursevaluierungen, die Messung der Kundenzufriedenheit, Mitgliederbefragungen oder Mitarbeiterbefragungen handelt, es ist unbedingt erforderlich, dass Sie eine klare Vorstellung vom Zweck der Umfrage haben und wer die Zielgruppe sein wird.
Wenn Sie alle drei Fragen beantworten können, haben Sie eine gute Ausgangsbasis für die Erstellung einer guten Umfrage. Ganz gleich, ob es sich um Besprechungsevaluierungen, Kursevaluierungen, die Messung der Kundenzufriedenheit, Mitgliederbefragungen oder Mitarbeiterbefragungen handelt, es ist unbedingt erforderlich, dass Sie eine klare Vorstellung vom Zweck der Umfrage haben und wer die Zielgruppe sein wird.