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Mit dem Portals Seiten-Modul Task List können Maßnahmen innerhalb eines Portals erstellt, eingesehen oder bearbeitet werden, ohne vorher in den Action Planner des Org Processor wechseln zu müssen. Task List unterstützt Nutzer dabei, die Maßnahmen für verschiedene Hierarchiestufen im Überblick zu behalten. Hier helfen Filter, um schnell und einfach die entsprechenden Maßnahmen anzuzeigen.

Voraussetzungen zur Nutzung von Task List

• Task List wird ausschließlich für Projekte des Typs Mitarbeiter-Befragung (ES) verwendet.
• Nutzer, die Maßnahmen in Task List anlegen, einsehen oder bearbeiten wollen, müssen zunächst der entsprechenden Einheit im Org Processor zugeordnet sein und die entsprechende Rolle besitzen (z. B. Owner).
• Nutzer, die Task List verwenden wollen, benötigen ein Panelisten-Konto, das dieselbe E-Mail-Adresse wie in Portals verwendet.
• Um Task List in Portals nutzen zu können, muss der Action Planner zunächst aktiviert werden.
• Für die Nutzung des Seiten-Moduls Task List muss es zunächst einem Portal in Portals hinzugefügt und anschließend konfiguriert werden.

Task List einem Portal hinzufügen

Um Task List einem Portal hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Rufen Sie das Portal auf, dem Sie Task List hinzufügen wollen.
• Wählen Sie eine Seite aus, auf der Sie das Modul anlegen wollen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Reihe und wählen Sie aus der vorgegebenen Auswahl ein Layout, das die Spaltenanzahl der neuen Reihe vorgeben soll.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Modul. Eine Liste mit allen verfügbaren Seiten-Modulen wird geöffnet.
• Klicken Sie auf das Seiten-Modul Task List.

→ Sie haben das Seiten-Modul Task List in einem Portal angelegt.

Konfiguration von Task List

Um den Konfigurationsbereich von Task List zu öffnen, klicken Sie auf die Pfeilspitze. Die Einstellungen von Task List werden eingeblendet. Um Task List zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie eine Überschrift für das Seiten-Modul.
• Wählen Sie das Employee-Zielprojekt, aus dem die Maßnahmen in der Listenansicht angezeigt werden sollen.
• Mittels der Checkbox „Benutzer können neue Maßnahmen anlegen“ können Sie steuern, ob Anwender neue Maßnahmen anlegen können sollen oder nicht. Setzen oder entfernen Sie hierzu das entsprechende Häkchen in der Checkbox.
• Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Maßnahmen auf einer Seite an.
• Geben Sie an, wie viele Tage vor Ablauf einer Maßnahme mittels Reminder eine Fälligkeitswarnung versandt werden soll. Die Fälligkeitswarnung ist standardmäßig auf einen Tag eingestellt.
• Optional: Fügen Sie Maßnahmen zusätzliche Felder hinzu. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche + Feld auswählen unter Reihenfolge der Felder, wählen Sie in der Drop-Down-Liste zusätzliche Felder aus und bestätigen Sie die jeweilige Auswahl mit Klick auf das grüne Häkchen. Die Reihenfolge der angezeigten Felder können Sie mit den Pfeilen auf der rechten Seite anpassen. Mit dem Mülleimer-Icon können Sie das jeweilige Feld wieder löschen.
• Bestätigen Sie Ihre Angaben mit Klick auf die Schaltfläche Veröffentlichen.
• Aktivieren Sie den Online-Button, um Ihre Task List-Seite zu veröffentlichen.

→ Die Konfiguration von Task List ist abgeschlossen.

Falls Sie das Task List-Seiten-Modul wieder löschen wollen, klicken Sie auf das Mülleimer-Icon und im Bestätigungsdialog auf Löschen.

HINWEISE:

• Über die Task List-Konfiguration hinzugefügte Felder werden in der Listenansicht von Maßnahmen angezeigt.
• Bei den auszuwählenden Feldern handelt es sich um die Variablen im Variablen-Editor der Action Planner-Konfiguration. Hier können Sie zusätzlich zu den Standard-Variablen beliebige Variablen hinzufügen.
• Um selbst angelegte Variablen in der Konfigurations- und Außenansicht von Task List auszublenden, stellen Sie die Einstellung „Den Inhalt dieser Variablen anzeigen“ im Variablen-Editor auf „nein“.
• Die variierbare Reihenfolge der Variablen im Variablen-Editor bestimmt die Reihenfolge der angezeigten Variablen in der Detailansicht und in der Bearbeitungsmaske von Maßnahmen in der Portals-Außenansicht.

Rechtevergabe

Im Kommentarbereich in der Detailansicht von Maßnahmen können Verantwortliche Notizen, Bilder und Videos in Bezug auf die Bearbeitung von Maßnahmen hinterlassen. Damit Verantwortliche Kommentare erstellen, bearbeiten oder löschen können, benötigen sie vorab die entsprechenden Rechte.

• Um Kommentar-Rechte zu vergeben, navigieren Sie über folgenden Pfad zur Rechteverwaltung derjenigen Rolle, der Sie die Rechte zuweisen wollen:

 [Ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Rollen → Paragraf-Icon der relevanten Rolle → Rechteverwaltung

• Um das Recht zur Erstellung von Kommentaren zu Maßnahmen und zur Bearbeitung und zum Löschen eigener Kommentare zu vergeben: Setzen Sie im Bereich Follow Up - Action Planner ein Häkchen in der Zeile „actionplanner_comment_create“.
• Um das Recht zur Bearbeitung oder zum Löschen aller Kommentare zu Maßnahmen zu vergeben: Setzen Sie im Bereich Follow Up - Action Planner ein Häkchen in der Zeile „actionplanner_comment_moderate".
• Bestätigen Sie mit Speichern.

→ Sie haben Verantwortlichen in der ausgewählten Rolle die Kommentar-Rechte zugeteilt.

Recht für das Einsehen von Umfrageergebnissen erteilen

Falls eine Maßnahme durch den Task Trigger angelegt wurde, stellt dieser in der Detailansicht der Maßnahme eine Verknüpfung (Umfrage-Link) zu den Ergebnissen der entsprechenden Umfrageteilnahme her. Verantwortliche einer Maßnahme haben die Möglichkeit, den Umfrage-Link über das Formular-Icon in der Detailansicht aufzurufen und sich die Umfrageergebnisse von Teilnehmern anzeigen zu lassen. Das Formular-Icon wird standardmäßig in der Detailansicht nicht angezeigt. Um das Icon für Verantwortliche zu aktivieren und entsprechend sichtbar zu machen, benötigen diese vorab das Recht auf Einsichtnahme in Umfrageergebnisse.

• Um das Recht zu vergeben, navigieren Sie über folgenden Pfad zur Rechteverwaltung derjenigen Rolle, der Sie das Recht zur Einsicht zuweisen wollen:

[Ausgewähltes Projekt] → Prozesskonfiguration → Rollen → Paragraf-Icon der relevanten Rolle → Rechteverwaltung

• Setzen Sie im Bereich Follow Up - Action Planner ein Häkchen in der Zeile „actionplanner_view_survey_result“.
• Bestätigen Sie mit Speichern.

→ Sie haben Verantwortlichen in der ausgewählten Rolle das Recht auf Einsichtnahme in Umfrageergebnisse zugeteilt.

Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren

In der Panelistenverwaltung können Sie für einzelne Teilnehmer, die hier parallel als Panelisten angelegt sind, einstellen, ob sie bei der Zuweisung einer neuen Maßnahme eine Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone sowie ihrer Installation und/oder eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, die sie über die neue Maßnahme informiert.

Für die Aktivierung von Push-Benachrichtigung ist zuvor die Installation der Portals-App auf dem Smartphone des Teilnehmers erforderlich.

• Um Benachrichtigungen für einen Teilnehmer zu aktivieren oder deaktivieren, gehen Sie im Modul People in die Panelistenverwaltung.
• Geben Sie im Suchfeld den entsprechenden Teilnehmer ein und klicken Sie auf Suchen.
• Wählen Sie den Teilnehmer aus, indem Sie auf seinen Namen klicken. Der Tab Detailansicht des Teilnehmer-Accounts wird geöffnet.
• Im Bereich Benachrichtigungen können Sie die Push-Benachrichtigungen für Maßnahmen und / oder die E-Mail-Benachrichtigungen für Maßnahmen über die entsprechenden Checkboxen aktivieren bzw. deaktivieren.
• Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Account ändern.

Sie haben die Einstellungen von Benachrichtigungen für den ausgewählten Teilnehmer geändert.

• Die Einstellungen von Benachrichtigungen gelten für alle Portale, zu denen der Teilnehmer Zugang hat, gleichermaßen.
• Dieselben Einstellungen für Benachrichtigungen können auch die Teilnehmer selbst in ihrem Portal-Profil vornehmen.

Arbeiten mit Task List in der Portals-Außenansicht

In der Portals-Außenansicht bearbeiten Verantwortliche die Maßnahmen im Rahmen des Follow-Up-Prozesses. Sie haben eine E-Mail (oder eine andere Benachrichtigung) erhalten, die Sie als verantwortliche Person für den Follow-Up-Prozess der Mitarbeiterbefragung in Ihrer Organisationseinheit ausweist. Diese E-Mail enthält üblicherweise Ihre Zugangsdaten für die Portals-Außenansicht:

• E-Mail-Adresse
• Passwort
• URL für den Portals-Außenansicht-Login

Portals-Außenansicht-Login

Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um den Portals-Außenansicht-Login zu öffnen. Sollte dieser Link nicht funktionieren, markieren Sie ihn, kopieren ihn in das Adressfeld Ihres Webbrowsers und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder mit Enter. Das Login-Fenster wird geöffnet. Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein und bestätigen mit einem Klick auf den Login-Button. Beim ersten Login wird eine Sicherheitsroutine ausgelöst, in deren Verlauf Sie Ihr
Passwort ändern und eine Sicherheitsfrage definieren. Später gelangen Sie nach dem Login direkt in die Portals-Außenansicht. Das Passwort muss einmal im Monat geändert werden. Die Portals-Außenansicht wird geöffnet.

Task List in der Portals-Außenansicht

Nach dem Login gelangen Sie automatisch in die Portals-Außenansicht.

Auf der Hauptseite der Portals-Außenansicht sehen Sie, sofern vorhanden, eine Liste angelegter Maßnahmen, die Ihrer Organisationseinheit zugeordnet sind. Von hier aus können Sie Maßnahmen neu anlegen, einsehen, bearbeiten, kopieren und löschen. Außerdem können Sie Maßnahmen filtern, sortieren und suchen.

Filterbereich

Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche mit dem Trichter-Symbol, um den Filterbereich zu öffnen. Hier können Sie angelegte Maßnahmen nach Status, Themenbereich, Einheit und Ersteller filtern. Standardmäßig werden in der Liste Maßnahmen mit dem Status Nicht begonnen und Begonnen angezeigt. Über die Checkboxen im Status-Bereich können Sie die Einstellung beliebig anpassen. Die Zahl bei der Filter-Schaltfläche mit dem Trichter-Symbol zeigt an, wie viele Filter aktuell aktiv sind.

Mittels Aktivierung der Filter-Buttons „Zeige nur meine Maßnahmen“ und „Zeige eskalierte Maßnahmen“ können Sie die Anzeige der Maßnahmen in der Listenansicht auf Ihre eigenen aktuellen Maßnahmen oder eskalierte Maßnahmen in der eigenen Organisationseinheit beschränken. Mit der Drop-Down-Liste können Sie Maßnahmen nach Titel, Enddatum, Status und Erstellungsdatum sortieren.

Über das Suchfeld können Sie Maßnahmen durch die Eingabe von entsprechenden Buchstaben und Zahlen, die in den Maßnahmen-Variablen Titel, Verantwortliche Person, Ersteller der Maßnahme, ID, Problembeschreibung und Maßnahmenbeschreibung enthalten sind, suchen und anzeigen lassen.

Anlegen einer neuen Maßnahme in Task List

Um eine neue Maßnahme in Task List anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Maßnahme anlegen. Die Eingabemaske zur Erstellung einer neuen Maßnahme wird geöffnet. Wählen Sie Titel, Status, Enddatum mit Uhrzeit, Organisationseinheit, Verantwortliche Person der Maßnahme sowie den Themenbereich und geben Sie in die entsprechenden Textfelder eine Problembeschreibung sowie eine Maßnahmenbeschreibung ein.

• Wählen Sie zuerst eine Einheit aus, um eine Liste mit den in dieser Organisationseinheit enthaltenen verantwortlichen Personen zu laden.
• Wenn mehr als zehn Einheiten oder verantwortliche Personen sichtbar sind, wird das Auswahlfeld zu einer Filterliste.

Erst wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, erscheint die Schaltfläche Anlegen.

• Klicken Sie auf Anlegen.

Ihre neu erstellte Maßnahme wurde der Listenansicht hinzugefügt, von wo aus Sie die Maßnahme einsehen und bearbeiten können.

Listenansicht

Die Listenansicht bietet Ihnen eine Übersicht über angelegte Maßnahmen. Je nach Filtereinstellung werden beispielsweise nur Maßnahmen mit Status Nicht begonnen und Begonnen angezeigt (Standardeinstellung) oder nur von einer bestimmten Person erstellte Maßnahmen. In der Listenansicht werden je nach Konfiguration die ID der Maßnahme (mit vorangestellter Raute), Titel, Verantwortlicher der Maßnahme, dessen Organisationseinheit, Themenbereich, Status, die verbleibende Zeit bis zum Ablauf der Maßnahme, die Anzahl vorhandener Kommentare zu dieser Maßnahme sowie Tags (falls erstellt) angezeigt. Mittels des Menüs auf der rechten Seite können Sie eine Maßnahme bearbeiten, kopieren und löschen.

Statusanzeige

Die Farbe des Status-Balkens entspricht dem aktuellen Status der Maßnahme:

• Grün: Mit der Bearbeitung der Maßnahme wurde noch Nicht begonnen.
• Orange: Mit der Bearbeitung der Maßnahme wurde Begonnen.
• Rot: Die Bearbeitung der Maßnahme ist Abgeschlossen.

Bei Bearbeitung von Maßnahmen mittels Workflows wird der Status automatisch von Nicht begonnen auf Begonnen gesetzt.

Reminder-Funktion

Die Farbe der Zeitangabe ist unabhängig von der Status-Anzeige und dient als Reminder-Funktion. Sie läuft zeitlich synchron zur Remindermail, die vor dem baldigen Ablauf einer Maßnahme warnt.

Standardmäßig färbt sich die Zeitangabe einer Maßnahme von Schwarz zu Orange, sobald sich die Maßnahme einen Tag vor Ablauf befindet. Wie viele Tage vor Ablauf diese Reminder-Funktion ausgeführt werden soll, wird in der Konfiguration definiert. Hier kann die Standardeinstellung von einem Tag entsprechend angepasst werden. Es gibt insgesamt drei unterschiedliche Farben, die den zeitlichen Status von Maßnahmen anzeigen:

• Schwarz: Die Maßnahme befindet sich mindestens einen Tag vor Fälligkeitswarnung. Standardmäßig werden Sie einen Tag vor Ablauf der Maßnahme gewarnt. Bis zwei Tage vor Ablauf ist die Maßnahme daher im Standardfall schwarz markiert.
• Orange: Die Maßnahme befindet sich bei Standard-Einstellung einen Tag vor Ablauf bzw. maximal so viele Tage vor Ablauf, wie bei der Fälligkeitswarnung eingestellt wurde.
• Rot: Die Maßnahme ist abgelaufen und befindet sich in der Vergangenheit.

Bearbeiten der Eigenschaften einer Maßnahme

Sie können nur Maßnahmen bearbeiten, die Ihrer Einheit zugewiesen sind. Im Bearbeitungsmodus können Sie die Eigenschaften einer Maßnahme bearbeiten.

• Um in den Bearbeitungsmodus einer Maßnahme zu wechseln, hovern Sie in der Listenansicht mit dem Cursor über das Kontextmenü-Icon auf der rechten Seite einer Maßnahme.
• Klicken Sie im geöffneten Kontextmenü auf Bearbeiten.

Image Added

Die Bearbeitungsmaske der Maßnahme wird geöffnet.