Optimale Zeiten für das Versenden von Einladungen
Schätzen Sie ein, wann Ihre Zielgruppe die Einladung am besten erhalten würde. Unabhängig davon empfiehlt es sich, montags nicht vor dem Mittagessen und/oder freitags nicht nach dem Mittagessen anzukündigen/einzuladen. Montags besteht die Gefahr, dass die E-Mail-Einladung zur Teilnahme in einem vollen Posteingang untergeht. Am Freitagnachmittag sind viele Leute nicht bei der Arbeit und lesen ihre E-Mails nicht, so dass die Einladung am Ende bis Montag warten muss.
Vermeiden Sie die Verwendung von Fristen
Die Verwendung von Fristen für Umfragen wird nicht empfohlen. Durch die Verwendung von Fristen erhöhen Sie das Risiko, dass E-Mails auf eine Warteliste gesetzt werden, um näher an der Frist wieder abgeholt zu werden, sodass andere Dinge vor der Beantwortung der Umfrage Priorität haben. Wenn der Abgabetermin näher rückt, hat der Empfänger die Umfrage vielleicht schon vergessen. Schreiben Sie lieber, dass Sie so schnell wie möglich eine Antwort wünschen.
Mahnungen als neue Gelegenheit zum Antworten
Verwenden Sie einen freundlichen Ton, wenn Sie Mahnungen schreiben. Stellen Sie die Erinnerung als neue Gelegenheit zur Antwort dar und vermitteln Sie, dass die Antwort immer noch sehr geschätzt wird. Vermeiden Sie Wörter wie "Erinnerung" in Mahnungen, da dieses Wort für viele Menschen negative Assoziationen hervorrufen kann.
Umfrageerinnerungen für interne vs. externe Beziehungen
Bei Umfragen, die sich an externe Parteien, wie z. B. Kunden, richten, ist eine Erinnerung normalerweise das Maximum. Mehr als das kann als aufdringlich empfunden werden und schlimmstenfalls die Beziehung schädigen.
Bei Umfragen, die sich an interne Parteien richten, wie z. B. Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit, können Sie zwei Erinnerungen verschicken. Mehr als das wird nur minimale Auswirkungen auf die Gesamtantwort haben - wenn eine Person nach der ersten Einladung und zwei Erinnerungen nicht geantwortet hat, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Person nach einer dritten Erinnerung antwortet, sehr gering.
Warten Sie nicht zu lange mit dem Versenden von Einladungen
Aus Erfahrung wissen wir, dass oft mehr als die Hälfte der Antworten am selben Tag eintrifft, an dem die Einladung verschickt wird. Danach sinkt der Prozentsatz mit jedem Tag, der verstreicht, drastisch. Das bedeutet, dass Erinnerungen bald nach der Hauptverteilung verschickt werden können, am besten innerhalb von 3 - 5 Tagen.